КУРС ЛЕКЦІЙ ДОКУМЕНТ І ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В УКРАЇНІ Документ, його роль та місце в державному у правління та місцевому самоврядуванні


НазваКУРС ЛЕКЦІЙ ДОКУМЕНТ І ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В УКРАЇНІ Документ, його роль та місце в державному у правління та місцевому самоврядуванні
Сторінка1/9
Дата05.05.2013
Розмір1.27 Mb.
ТипКурс лекцій
obuch.com.ua > Інформатика > Курс лекцій
  1   2   3   4   5   6   7   8   9





ДІЛОВОДСТВО В ЮРИДИЧНІЙ ПРАКТИЦІ

КУРС ЛЕКЦІЙ


1. ДОКУМЕНТ І ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В УКРАЇНІ

1.1.Документ, його роль та місце в державному у правління та місцевому самоврядуванні

1.2.Нормативно-методична база діловодства

1.3.Види документів та їх класифікація

1.4.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування
1.1.Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні
Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа.

На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто не тільки за допомогою знакового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа усі матеріальні об’єкти, які можна використати для передачі інформації у суспільстві.

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:Наявність інформації, яка має певний зміст;Стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;Функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, Управлінський документ);

Таким чином, головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо.

Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ являє собою єдність матеріальної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа – одна з його особливостей, відсутність будь-якої з перерахованих складових знищує документ, як такий (Кушнаренко, с.21-22).

Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні такою мовою є українська.

Від об’єктивності, достовірності, оперативності, юридичної сили залежить якість рішень, що приймаються. Носієм інформації у традиційному вигляді є документ, визначений стандартом як "Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людьми способом для її передачі у часі і просторі .

Діловодство (справочинство) - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій

Останнім часом серед фахівців набуває розповсюдження наступна назва цього виду діяльності – Документаційне забезпечення управління (ДЗУ)

Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ ( від лат. documentum – зразок, взірець, свідоцтво, доказ), матеріальний об’єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ – це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для юриста документ – це засіб доказу події, для історика – першоджерело, для управлінця – засіб фіксації і передачі управлінського рішення. Державним стандартом України документ визначено так:

ДОКУМЕНТ- це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення тобто юридичну силу).

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути:

1. Достовірним;

2. Переконливим;

3. Належним чином відредагованим і оформленим

4. Повинен містити конкретні пропозиції та вказівки.

Більшість документів має задовольнити таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність.

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.

До спеціальних функцій документа належать такі:

Управлінська (документ грає велику роль в управлінні);

Правова (документ має юридичну силу);

Історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організаційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах. Крім того, у відповідності з “Примірною інструкцією з діловодства…”, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14.10.97 р., в державних установах та інших центральних і місцевих органів виконавчої влади визначається конкретний комплекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхідних і достатніх для документування їх діяльності.

Склад документів в організації залежить від:

порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіальність);

обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;

характеру взаємостосунків з іншими організаціями та державними органами.
1.2. Нормативно-методична база діловодства

Процес діловодства організується за допомогою нормативно-методологічної бази, а саме:

Положень конституції України; Законів України; Нормативно-правових актів Президента України, Кабінету міністрів України, Ради міністрів АР КримІнших методичних документів.

Нормативно-методична база діловодства включає:

Законодавчі акти України в сфері інформації, документації та документування.

Укази та розпорядження Президента України, Постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні.

Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.

Правові акти нормативного та інструктивного характеру.

Методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств.

Державні стандарти на документацію.

Уніфіковані системи документів.

Класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

Технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації.

Роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.

Крім того, архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та організації діловодства, розробляють та затверджують обов’язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.
1.3. Види документів та їх класифікація.

Виробничо-господарська діяльність організацій, в тому числі і установ державного управління та місцевого самоврядування, дуже різноманітна. Різні факти, події явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ними, документи прийнято ділити на різні групи та види документів за різними ознаками класифікації.

Класифікація документів – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Перш за все виділяють різні системи документації та документування.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними формами.

Найчисельнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

Предметом вивчення діловодства є адміністративна (загальна) система документування.

Щоб документ мав усі перераховані вище властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

Кожна з вказаних ознак може бути покладена в основу нормування справ.

Класифікація також необхідна для проведення робіт зі стандартизації та уніфікації документів.
1.4. .Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Сукупність дії, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів називається

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним або друкарським, такі документи, оформлені відповідно до певних правил називають управлінськими, а їх сутність управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади, або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов’язків.

Власний - це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов’язки, службове або громадське становище і у ньому можуть бути також інші відомості біографічного характеру.

Документ власного походження – це документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов’язків.

Справжній - документ, відомості про час і місце створення якого і про автора яких є в самому документі або виявлені будь-яким способом відповідають дійсності.

Оригінал офіційного документу - це перший або єдиний примірник офіційного документу.

Витяг з офіційного документу - це копія офіційного документа, що відтворює його частину і завірена у встановленому порядку.

Управлінські документи мають такі особливості:

-створюються і використовуються органами управління (суб’єктами та об’єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань;

-служать засобом закріплення функцій органів управління;

-містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

-процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов’язковості виконання.

2. ОСНОВНІ ВИМОГИ, ЩО ПРЕД'ЯВЛЯЮТЬСЯ

ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ
2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика

2.2. Бланк документа, вимоги, що пред’являються до нього.

2.3. Вимоги до оформлення тексту документів.

2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика
За допомогою документів не тільки здійснюється значна частина управлінських функцій, а і знаходить в них своє відображення. До кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений у відповідності до форми, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій. Регламентують цей процес затверджені і діючі в Україні стандарти: ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа, .ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів.

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні – під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов’язкових елементів документів належать: дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до Держстандарту.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

Розміщення реквізитів на аркуші паперу представлено на рис. 1.

З метою уніфікації та стандартизації документів в Радянському Союзі була розроблена та затверджена єдина державна система діловодства (ЄДСД).

Єдина державна система документації – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил та рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Єдиною державною системою документації визначено чотири головні напрямки дій щодо роботи з документами:

-Уніфікація та стандартизація документів;

-Раціоналізація документообігу;

-Економія, планування та організація праці співробітників, що ведуть діловодство;

-Автоматизація та механізація управлінської діяльності.

Створення ЄДСД спонукало введення в діяльність діловодних служб та організацію процесу документів електронно-обчислювальної техніки, оскільки з самого початку основні положення ЄДСД будувались на механізації процесів складання та оформлення документів, а її введення в апараті управління міністерств та відомств дало змогу зробити не тільки процес документування і сам документ однотипним, але й стала передумовою до активного переходу до АСУ.
Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому випадку, коли воно офіційно зафіксовано у положенні чи статуті установи. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9

Додати документ в свій блог або на сайт

Схожі:

1. Інформаційний документ в системі забезпечення управління та його розвиток
Феномен документа починає вивчатися тільки у ХХ ст. Різноаспектний науковий аналіз його складових – інформації та матеріального носія...

Конспект лекцій
Охарактеризуйте сутність і зміст управління земельними ресурсами на державному, регіональному та на місцевому рівні

Проект положення запропонований Асоціацією «РФС»
Електронний документ (далі – ЕД) – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити...

Курс лекцій та вправи для студентів Рецензенти
До кожної теми додається набір вправ, що можуть використовуватися як для контролю, так і самоконтролю знань. В основу книги покладено...

Публічне акціонерне товариство "Давенто-Україна"(надалі по тексту...
Для участі у загальних зборах акціонеру необхідно мати документ, що посвідчує особу акціонера, представнику акціонера довіреність...

Дипломные работы Тема № Підприємство як основний суб’єкт реалізації...
Одна із особливостей управління інноваціями – це чисельність організаційних форм інноваційної діяльності на міждержавному, державному,...

1. Документ та його основні функції. Управлінські документи та їх...
Важко було зберігати потрібну інформацію, оскільки знання на перших порах ще не були відокремлені від суб'єкта, який володів ними....

РОЗКЛАД ОГЛЯДОВИХ ЛЕКЦІЙ ФАКУЛЬТЕТ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ V КУРС (заочна форма навчання)

КУРС ЛЕКЦІЙ з дисципліни “Організація сільськогосподарського виробництва”
Курс лекцій з дисципліни “Організація сільськогосподарського виробництва” для студентів факультете економіки та підприємництва (дення...

20 червня 2007 року Департамент людського розвитку в Україні, Білорусі...
РЕФЕРАТ

Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
obuch.com.ua
Головна сторінка